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stop, look and listen

タスク管理方法を紹介してみる+ちょっとした愚痴

タスク管理方法を紹介してみる

巷には様々なタスク管理方法が溢れかえっていますが、オーダーメイドでないスーツが自分の体にしっくり馴染むことが稀なのと同じように、そのどれもが「ちょっとした直し」を入れないと運用できなかったり、「寸足らず」「袖あまり」だったりします

なので書籍などをそのまままるっと参考にしてもアレレ?便利じゃないゾ?という感じが多く、結局辞めちゃうというのがタスク管理方法の典型的な末路だったりするのではないかと思います

以下に個人的(超個人的)なタスクの管理方法を記載しますが、この方法だから確実にタスクを消化できるという意図はありません。ただ書きたいので書いております

(1) タスクを分類する

テキストファイルを1つ作成し、そこに以下の重みでタスクを分類します。テキストファイルなのは「起動が早いから」「フォーマットに縛られないから」です

 a. 外出予定
 b. 今日最低限やるべきこと
 c. 明日以降やること
 d. いつやるか解らないけど残しておきたいこと

a は仕事先の訪問などの他にも、昼飯の買い出しとかそういったものも書きます。b、c は読んでで字の如く。よく判らないものについては基本 d に突っ込んでおきます

(2) 分類したタスク以外のタスクは存在しなかったことにする

やっぱり必要でしたという場合は適時 a~d に分類します。思い出さないのであれば基本忘れたままでも影響は無いので放っておいて構いません

(3) b. 今日最低限やるべきこと をやる

今日やるべきことをやっていきます。個人的には何がどんなに急ぎであっても「細かいタスクから片付ける」ことをモットーとしています

(4) b. 今日最低限やるべきこと が終わったら

c. 明日以降やるべきこと の中から、やれそうなものを順次 b に分類し直し、やっていきます。このタスクは本来であれば明日以降にやるべきことなので今日中に終わらなくても何ら支障はありません。明日になれば今日のタスクに変わるだけです

(5) 飛び入りのタスクが入って b. 今日最低限やるべきこと が消化できない

どうしてもやらなければいけないタスク以外は明日に残します。ここに拘ってはいけません。本当は b に分類していたのに、今日中に終わらなさそうで、最悪明日に回してもいいやというタスクは、もとからそういうタスクだったというだけのことなので何の問題もありません

(6) 定期的にリストを見直す

c と d にいつまでも残っているタスクというのは結局やらなくてもいいという事が多いです。c と d にタスクを分類した際に日付を入力しておき、1ヶ月経ってもなんか残ってる、みたいな場合は消して良いこともままあります

この方法は別に何かを参考にした訳ではありません。昔クッソ忙しかった時に何をやればいいかわからなくてとっさに自分で作ったやり方を今でも続けているので、改良の余地は大きいと思っています。なのでこれからも細部を変更しつつ運用していく予定です

個人的にはタスクをきっちり管理しようとするあまり、タスク管理自体に踊らされてしまうという事を避けていくべきではないかというのが持論です

ちょっとした愚痴

たまに「マジ iPhone 便利! iPhone さえあれば仕事が片付く!」みたいな意見を聞きますが、それは対象者が iPhone だけあれば終わるような業種や仕事をしているからに過ぎません。つまり

・メールの読み書き
・サイボウズなどの利用
・電話
・ニュースチェック
・写真撮影
・メモ取り
・その他アプリでできること

などに絞られます。「仕事」というと広義に捉えられすぎてどんな仕事に対しても万能だみたいな印象を持たれてしまい、いざという時になんだ便利じゃねぇじゃねえか、みたいなギャップが生じることを危惧していますが、前述のように吹聴してまわる輩が消える事はないように思えます

iPhone が素晴らしいプロダクトなのは分かりますが、iPhone に限らず、妄信するあまりに万能感を強調しすぎる行為は何事においても命取りになると思っています

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